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Metaregister REGIS360
Land BrandenburgDigitalAgentur Brandenburg

Datenschutz

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir auf unserer Website verarbeiten und warum wir das tun.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Ministerium der Justiz und für Digitalisierung
Heinrich-Mann-Allee 107
14473 Potsdam
Telefon: +49 331 866-0
E-Mail: poststelle@mdjd.brandenburg.de

vertreten durch:
Minister der Justiz und für Digitalisierung Dr. Benjamin Grimm
Heinrich-Mann-Allee 107
14473 Potsdam

Mit dem Datenschutz beauftragt:

Ministerium der Justiz und für Digitalisierung
Datenschutzbeauftragte,
Dr. Nato Tsomaia
Heinrich-Mann-Allee 107
14473 Potsdam
Telefon: +49 331 866-3333
E-Mail: MdJD-Datenschutz@mdjd.brandenburg.de

Datenschutzrechtliche Anfragen

Die Datenschutzbeauftragte des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung des Landes Brandenburg ist für datenschutzbezogene Anfragen zuständig, soweit diese den Verantwortungsbereich des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung des Landes Brandenburg oder die vom Ministerium im Zusammenhang mit dem Metaregister verantworteten Verarbeitungsvorgänge betreffen.

Eine inhaltliche, nicht den Datenschutz betreffende Auskunft zum jeweiligen Verfahren oder eine Rechtsberatung kann sie nicht erteilen.

Für datenschutzrechtliche Angelegenheiten, die Verarbeitungsvorgänge anderer Behörden betreffen, ist jeweils die betreffende Behörde als Verantwortliche im Sinne der DSGVO zuständig. Entsprechende Anfragen, Datenschutzvorfälle und die Geltendmachung von Betroffenenrechten sind an diese Behörde zu richten.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen sind:

  • § 5 Abs. 1 und Abs. 2 NOOTS-Staatsvertrag: Anschluss und Nutzung von registerführenden Stellen an das NOOTS
  • § 2 Nr. 1 IDNrG (Abruf der IDNr durch Anschluss an das IDA-Verfahren) und Nr. 3 IDNrG (Anschluss an das DSC) in Verbindung mit § 6 Abs. 1 und Abs. 2 IDNrG (Abruf der IDNr durch Anschluss an das IDA-Verfahren)
  • sowie Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO und § 5 Abs. 1 BbgDSG zur Erfüllung der Aufgaben der Justiz und Digitalisierung, insbesondere zur Information der Öffentlichkeit und der Landesverwaltung.

Zwecke der Verarbeitung und Speicherdauer

1. Bereitstellung der Webanwendung

Zur Bereitstellung und Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Website erheben wir folgende Protokolldaten über Zugriffe auf die Website und speichern sie als Webserver-Logfiles:

  • Funktionen auf dem Portal
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Menge der gesendeten Daten in Byte
  • Website, von der Sie auf die Seite gelangten (Referrer)
  • Verwendeter Browser und verwendetes Betriebssystem (User-Agent)
  • Dynamische IP-Adressen

Speicherdauer:

  • Produktive Anwendungs- und Systemlogs: 30 Tage
  • Maskierte Datenbank-Transaktionsprotokolle: 180 Tage

Datenbank-Transaktionsprotokolle (audit.log)

  • Maskierte Datenbank-Transaktionsprotokolle (audit.log): 180 Tage
  • Erfüllt Anforderungen für Audit, Compliance und forensische Zwecke
  • Bewahrt vollständige Löschhistorie für regulatorische Anforderungen
  • Personenbezogene Daten (dienstliche E-Mail-Adressen, Benutzernamen und optional Benutzer Logo) werden automatisch vor der Speicherung maskiert

2. Registrierung und Benutzerprofile

Mit Ihrer Einwilligung speichern wir in der Benutzerverwaltung

  • E-Mail-Adresse
  • Zugehörigkeit der Kommune
  • Rolle im System
  • Protokolle im Registrierungs-Genehmigungsprozess

Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Speicherdauer:

  • Produktive Anwendungs- und Systemlogs: 30 Tage
  • Maskierte (Benutzername und E-Mail) Datenbank-Transaktionsprotokolle: 180 Tage

3. Weitere Datenspeicherung

3.1 Organisationen und Gemeinden

Wir speichern Informationen über:

  • Organisationen (Name, Logo, Metadaten)
  • Gemeinden (Name, Typ, Logo)
  • Zuordnung von Benutzern zu Gemeinden

Speicherdauer: Solange die Organisation/Gemeinde aktiv ist. Bei Löschung werden Daten in das Audit-Log verschoben (180 Tage Aufbewahrung).

Maskierte Felder bei Löschung:

  • Name (Organisationen und Gemeinden) — Erste 2 Zeichen sichtbar, Rest mit 'X' maskiert - Beispiel: Zorneding → ZoXXXXXX
  • Logo — maskiert mit generischem Platzhalter (Datenschutz) - Beispiel: https://cdn.example.com/logos/org-123.png → [MASKED_IMAGE_URL]
  • Benutzer-IDs — nicht maskiert (erforderlich für Audit-Trail)

3.2 Formulare und Feldkonfigurationen

Wir speichern:

  • Formulardefinitionen (Name, Feldstruktur, Abschnitte)
  • Feldoptionen und deren Aktivierungsstatus
  • Feldkategorien und Feldtypen (Text, Auswahl, Datum, Zahl, etc.)

Speicherdauer: Solange die Formulare in Verwendung sind.

3.3 Formulardaten und Antworten

Wir speichern:

  • Antworten auf Formularfelder pro Gemeinde
  • Bearbeitungsstatus (Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen)
  • Zeitstempel aller Änderungen
  • Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat

Speicherdauer: Solange die Gemeinde aktiv ist. Bei Löschung werden Daten in das Audit-Log verschoben (180 Tage Aufbewahrung).

3.4 Sitzungen und Authentifizierung

Wir speichern:

  • Sitzungstokens und Ablaufzeiten
  • Browser- und Betriebssystem-Informationen (User-Agent)
  • IP-Adressen (nur in Sitzungslogs, nicht in Webserver-Logs)
  • Authentifizierungskonten und Zugriffstokens

Speicherdauer: Aktive Sitzungen: Bis zum Ablauf oder Logout. Sitzungslogs: 30 Tage.

3.5 Einladungen und Genehmigungsprozesse

Wir speichern:

  • Einladungslinks und deren Status (Ausstehend, Akzeptiert, Abgelehnt)
  • Genehmigungsstatus von Benutzern
  • Audit-Trail von Genehmigungen und Ablehnungen

Speicherdauer:

  • Aktive Einladungen: Bis zur Annahme oder Ablauf (14 Tage)
  • Genehmigungsprotokolle: 180 Tage (maskiert im Audit-Log)

3.6 Datenschutzvereinbarung

Wir speichern:

  • Akzeptanz von Datenschutz- und Nutzungsbedingungen
  • Zeitstempel der Akzeptanz

Speicherdauer: Solange der Benutzer aktiv ist.

3.7 Audit und Compliance

Alle Löschvorgänge werden protokolliert mit:

  • Gelöschte Daten (vollständig, mit maskierten PII)
  • Zeitstempel der Löschung
  • Benutzer, der die Löschung durchgeführt hat

Maskierte Attribute:

  • E-Mail-Adressen: Erste 2 Zeichen + Domain-Name maskiert, TLD (.com, .de) nicht maskiert - Beispiel: john.doe@example.com → joXXXXXX@exXXXXXX.com
  • Namen: Erste 2 Zeichen pro Wort maskiert (auch einzelne Namen) - Beispiel: John Doe → JoXX DoX, Maria → MaXXX
  • Bild-URLs: Ersetzt durch generischen Platzhalter - Beispiel: https://cdn.example.com/avatars/user-123.jpg → [MASKED_IMAGE_URL]

Speicherdauer: 180 Tage (mit automatischer PII-Maskierung)

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Kontaktinformationen

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • sowie den Inhalt Ihrer Anfrage

um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie wir diese zur Beantwortung Ihrer Anfrage benötigen. Je nach Gegenstand der Anfrage kann darüber hinaus eine Aufbewahrung im Rahmen der gesetzlichen Fristen bzw. Vorschriften zur Aktenhaltung in der Landesverwaltung erforderlich sein.

Umgang mit personenbezogenen Daten bei Anmeldungen zu und im Rahmen von Presseverteilern

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihnen Pressemitteilungen und andere Presseinformationen des Ministeriums der Justiz zukommen zu lassen, sofern Sie sich zum Versand über den Presseverteiler angemeldet haben. Die uns auf diese Weise übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für diesen Zweck verwendet. Wir speichern hierfür Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Vor- und Nachnamen sowie den Namen der Institution für die Sie tätig werden, sofern Sie uns diesen mit übermittelt haben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Vor- und Nachnamen sowie ggf. den Namen der Institution, für die Sie tätig sind, speichern wir bis auf Widerruf. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wir werden Ihre Daten in diesem Falle unter der Voraussetzung des Art. 17 DSGVO löschen.

5. Cookies zur Darstellung der Website

Cookies und lokale Speichertechnologien

Zur Bereitstellung unserer Website verwenden wir technisch notwendige Cookies sowie – sofern Sie einwilligen – weitere Speichertechnologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Ein Teil dieser Daten kann einen Personenbezug aufweisen (z. B. durch eindeutige Kennungen (Benutzername und E-Mail)).

Wir verwenden im Einzelnen:

Session-Cookie

Zweck: Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung und Anzeige der Websiteinhalte

Speicherdauer: Wird beim Schließen des Browsers gelöscht

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (öffentliche Aufgabe)

Farbwahl-Cookie

Zweck: Speicherung Ihrer individuellen Anzeigeeinstellungen

Speicherdauer: 24 Stunden

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Datenschutz-/Consent-Cookie

Zweck: Speicherung Ihrer Einwilligung oder Ihres Widerrufs

Speicherdauer: bis zu 12 Monate

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Lokaler Speicher

Zweck: Zwischenspeicherung bei der Registererfassung

Speicherdauer: 24 Stunden

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und Ihre Einstellungen anpassen. Weiterhin führt eine vollständige Löschung Ihrer Cookies im Browser auch zur Löschung aller hier genannten Cookies.

Betroffenenrechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO).

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 331 866-3132
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
www.lda.brandenburg.de